Zarządzenie Nr RO.0050.4.2023
Burmistrza Dobrej
z dnia 16.01.2023 r.
W sprawie: ogłoszenia otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadań publicznych w zakresie kultury fizycznej
w 2023 roku.
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r.
o samorządzie gminnym (Dz. U. 2023r., poz. 40), art. 5 ust. 4 pkt. 1
i art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. z 2022r., poz. 1327, 1265, 1812), zarządzam co następuje:
§ 1
Ogłaszam otwarty konkurs ofert dla organizacji pozarządowych i innych podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, na realizację
w 2023 roku zadań w zakresie upowszechniania kultury fizycznej na łączną kwotę 65 000,00 zł.
§ 2
Treść ogłoszenia konkursowego, stanowiącego załącznik do niniejszego zarządzenia, zamieszczona zostanie w Biuletynie Informacji Publicznej, na tablicy ogłoszeń oraz stronie internetowej Urzędu Miejskiego
w Dobrej.
§ 3
Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Uzasadnienie do
Zarządzenia nr RO.0050.4.2023
Burmistrza Dobrej
z dnia 16.01.2023 roku
w sprawie: ogłoszenia otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadań publicznych w zakresie kultury fizycznej
w 2023 roku.
Podjęcie niniejszego zarządzenia stanowi realizację ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1327, 1265, 1812) i uchwały nr LV/368/2022 Rady Miejskiej w Dobrej z dnia 17 listopada 2022 roku w sprawie: uchwalenia Programu współpracy Gminy Dobra z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego na rok 2023.
W 2023 roku środki finansowe Gminy Dobra na realizację zadań publicznych w dziedzinie sportu w ramach otwartego konkursu ofert przeznaczone będą na:
- Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej dzieci, młodzieży
i dorosłych poprzez szkolenie w poszczególnych dyscyplinach sportowych oraz organizację i udział w zawodach sportowych.
Mając na względzie powyższe oraz ustawowy obowiązek współpracy samorządów terytorialnych z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, podjęcie niniejszej uchwały jest uzasadnione.
Załącznik do Zarządzenia nr RO.0050.4.2023
Burmistrza Dobrej z dnia 16.01.2023 roku
Ogłoszenie otwartego konkursu ofert na powierzenie realizacji zadań publicznych w zakresie kultury fizycznej w 2023 roku.
I. Cel konkursu
Celem konkursu jest wyłonienie ofert i dofinansowanie projektów na realizację zadań publicznych w zakresie kultury fizycznej określonych
w Programie współpracy Gminy Dobra z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego na rok 2023.
Postępowanie konkursowe prowadzone jest zgodnie z:
- Ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1327 z późn. zm.)
- Rozporządzeniem Przewodniczącego Komisji do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018
r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018r., poz. 2057 z późn. zm.)
- Ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. 2022 poz. 1634 z późn. zm.)
- Ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. 2021 poz. 217 z późn. zm.)
- Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 października 2018 roku w sprawie prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów
i kosztów przez niektóre organizacje pozarządowe oraz stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2050) - Uchwałą nr LV/368/22 z dnia 17 listopada 2022 roku w sprawie: uchwalenia Programu współpracy Gminy Dobra z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego na rok 2023.
- Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE
i ustawy z dnia 10 maja 2018 r o ochronie danych osobowych.
II. Opis zadania
- Rodzaj zadania publicznego - zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 17 ustawy
z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2022 r. poz. 1327, 1265, 1812), zwanej dalej Ustawą:
wspierania i upowszechniania kultury fizycznej
- Tytuł zadania publicznego: Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej dzieci, młodzieży i dorosłych poprzez szkolenie w poszczególnych dyscyplinach sportowych oraz organizację i udział w zawodach sportowych.
Uwaga Nr I:
- Zadania publiczne ww. adresowane są do dzieci i młodzieży z przedszkoli, szkół podstawowych i szkół ponadpodstawowych oraz osób dorosłych i mogą być realizowane m.in. w formie:
- szkolenia w poszczególnych dyscyplinach sportu,
- zajęć edukacyjnych, warsztatów, treningów sportowych
- imprezy o charakterze rekreacyjno-sportowym,
- organizacja i udział w zawodach sportowych.
- Klasyfikacja budżetowa:
Dział 926, Rozdział 92605, § 2360
- Termin realizacji zadania:
Konkurs obejmuje projekt, którego realizacja rozpoczyna się od dnia podpisania umowy, a ich zakończenie nastąpi nie później niż w dniu 31 grudnia 2023 roku.
Uwaga Nr II:
- Określając w ofercie termin realizacji zadania (w miejscu: „data rozpoczęcia” i „data zakończenia” na pierwszej stronie oferty), należy najpierw ustalić faktyczny termin przeprowadzenia zajęć/ konkursu/ warsztatów/ imprezy, a następnie wydłużyć go o okres niezbędny do przygotowania i rozliczenia zadania, ponieważ wydatkowanie środków pochodzących z dotacji musi nastąpić w terminie wskazanym w umowie.
- Ostateczny, wiążący termin realizacji zadania zostanie określony w umowie.
- Koszty
- Koszty kwalifikowane – koszty bezpośrednio związane z realizacją zadania publicznego i niezbędne do jego wykonania, racjonalnie skalkulowane w oparciu o ceny rynkowe/wartość rynkową, faktycznie poniesione przez podmiot realizujący zadanie publiczne i udokumentowane.
Do kosztów kwalifikowanych zaliczamy m.in.:
a) koszty realizacji zadania wynikające ze specyfiki realizowanego zadania (np. zakup sprzętu, wyposażenia, materiałów, rzeczowych nagród dla uczestników, biletów wstępu, środków żywności itp.),
b) koszty delegacji i przejazdów niezbędnych przy realizacji zadania,
c) koszty administracyjne zadania (nie mogą przekraczać 20% wnioskowanej/otrzymanej dotacji) np. koszty telekomunikacyjne, zakup materiałów biurowych, obsługa księgowa itp.,
- zakup usług wynikających ze specyfiki realizowanego zadania (np. transport, wyżywienie, zakwaterowanie, obsługa techniczna, obsługa medyczna, ubezpieczenie uczestników zadania, badania lekarskie, zakup wyposażenia sportowego np. stroje, buty, piłki, itp.),
- zaangażowanie/zatrudnienie specjalistów,
- Koszty niekwalifikowane:
- koszty utrzymania biura organizacji (np.: opłaty bieżące: czynsz najmu/dzierżawy lokalu, opłaty za prąd, gaz, bieżącą wodę, ścieki, odpady komunalne itp.) poza zakresem realizacji zadania publicznego.
- koszty wynagrodzenia pracowników organizacji poza zakresem realizacji zadania publicznego.
- prace remontowo-budowlane,
- zobowiązania powstałe przed datą zawarcia umowy,
- pokrycie deficytu zrealizowanych wcześniej przedsięwzięć,
- budowę, nabycie nieruchomości, lokali, gruntów itp.,
- działalność gospodarcza, polityczna i religijna,
- zadania i wydatki inwestycyjne,
- opłaty skarbowe, leasingowe, podatki, cła, kary,
- udzielanie pomocy finansowej osobom fizycznym,
- działalność statutowa, niezwiązana z realizowanym zadaniem.
Uwaga Nr III:
Warunkiem uznania kwalifikowalności ww. kosztów w zakresie realizacji zadania publicznego jest ich odpowiednie udokumentowanie, np. na podstawie ewidencji czasu pracy i faktycznego czasu pracy w ramach projektu. Pracownicy organizacji muszą w zakresie swoich obowiązków mieć wskazaną realizację zadania publicznego, w przeciwnym razie należy te obowiązki zmienić/rozszerzyć odpowiednim aneksem lub zawrzeć z pracownikiem dodatkową umowę cywilnoprawną na realizację dodatkowych obowiązków związanych z realizacją zadania publicznego.
- Istnieje możliwość zaproponowania w kosztorysie innych kosztów niezbędnych do zrealizowania zadania, które nie zostały wyżej wymienione. Ocena ich kwalifikowalności zostanie dokonana przez Referat merytoryczny odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania konkursowego.
- Rezultaty:
- Obligatoryjne jest w pozycji III.5. oferty wskazanie przynajmniej jednego, mierzalnego zakładanego rezultatu realizacji zadania w postaci np.: liczby uczestników zadania, liczby szkoleń, godzin szkoleniowych. Wymagany jest opis sposobu monitorowania ww. rezultatu lub źródło informacji o osiągnięciu wskaźnika np. lista obecności - podpisana przez uczestników. Niewskazanie lub nieprawidłowe wskazanie w ofercie rezultatu obligatoryjnego (podanie niemierzalnej wartości planowanego poziomu osiągnięcia rezultatu – jego wartości docelowej), będzie skutkowało wezwaniem oferenta do jego korekty na etapie oceny formalnej.
- W przypadku wystąpienia okoliczności, wpływających na poziom osiągniętych rezultatów, Zleceniobiorca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Zleceniodawcę o tym zdarzeniu. W przypadku konieczności wprowadzenia znaczących zmian należy dodatkowo złożyć pisemny wniosek o zawarcie odpowiedniego aneksu.
III. Podmioty uprawnione do składania ofert
- Podmiotami uprawnionymi do składania ofert są prowadzące statutową działalność w dziedzinie objętej konkursem:
- organizacje pozarządowe w rozumieniu Ustawy,
- podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy.
- Oferty złożone przez podmioty nieuprawnione do wzięcia udziału w niniejszym otwartym konkursie ofert nie będą rozpatrywane.
- Dwie lub więcej organizacje pozarządowe lub inne uprawnione podmioty działające wspólnie mogą złożyć
ofertę wspólną.
IV. Kryteria dla podmiotów składających ofertę:
Podmioty składające ofertę powinny:
- Prowadzić działalność pożytku publicznego:
- na terenie Gminy Dobra,
- w dziedzinie objętej konkursem,
- zgodnie z zakresem zlecanego zadania publicznego.
- Posiadać własny rachunek bankowy.
Uwaga Nr IV:
- Oferent musi być jedynym posiadaczem wskazanego rachunku bankowego.
- Wszystkie transakcje bezgotówkowe związane z realizacją zadania publicznego muszą być dokonywane z numeru bankowego wskazanego w ofercie, a następnie w zawartej umowie.
- Nie ma obowiązku posiadania wyodrębnionego rachunku bankowego (lub subkonta) do obsługi środków pochodzących
z dotacji Gminy Dobra. - W przypadku braku możliwości utrzymania ww. rachunku bankowego, oferent jest zobowiązany do poinformowania Zleceniodawcy o nowym rachunku bankowym i jego numerze
w terminie 7 dni od zaistniałej zmiany.
- Posiadać własny Numer Identyfikacji Podatkowej.
- Posiadać własny numer REGON.
- Nie mieć zaległych zobowiązań publiczno – prawnych wobec budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych źródeł o charakterze publicznym.
V. Sposób, miejsce i termin składania ofert:
- Sposób składania oferty:
- warunkiem przystąpienia do konkursu jest złożenie oferty realizacji zadania publicznego wypełnionej w języku polskim. Wzór oferty jest zgodny z Rozporządzeniem Przewodniczącego Komisji do spraw Pożytku Publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018r., poz. 2057 z późn. zm.) .
- przez prawidłowo wypełnioną ofertę rozumie się wypełnienie wszystkich punktów zawartych w druku oferty. W przypadku, gdy punkt zawarty w druku oferty nie dotyczy oferenta, należy wpisać „nie dotyczy”.
- Miejsce i termin składania oferty:
Oferty należy składać do dnia 10 luty 2023 roku do godziny 14:00.
- w formie papierowej można złożyć osobiście lub za pośrednictwem poczty bądź kuriera w godzinach pracy Urzędu Miejskiego w Dobrej, Plac Wojska Polskiego 10, 62-730 Dobra, w Sekretariacie (pokój nr 8),
w zaklejonej i opieczętowanej kopercie z dopiskiem „Referat Promocji, Strategii i Rozwoju”. - w formie elektronicznej poprzez skrytkę ePUAP: /xuf5vs998e/skrytka
Uwaga nr V:
- Należy pamiętać, iż wysłanie dokumentów poprzez platformę ePUAP zastępuje podpis odręczny na dokumentach (w tym poświadczenie kserokopii za zgodność z oryginałem).
- Dokumenty złożone poprzez platformę ePUAP należy podpisać przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu składającego ofertę, wymienione w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności podmiotu.
- o zachowaniu terminu do złożenia oferty decyduje data i godzina jej wpływu do Punktu Kancelaryjnego Urzędu (nie decyduje data stempla pocztowego).
- Procedura wycofania oferty: W celu wycofania oferty złożonej w niniejszym otwartym konkursie należy złożyć oświadczenia o wycofaniu oferty przez oferenta. Oświadczenie należy złożyć w formie papierowej lub elektronicznej do Urzędu Miejskiego w Dobrej. Oferta może być wycofana zarówno przed upływem terminu składania ofert, jak i po upływie tego terminu. W przypadku wycofania oferty:
- przed podjęciem decyzji o jej wyborze - oferta te nie będzie rozpatrywana,
- po podjęciu decyzji o jej wyborze - z oferentem nie zostanie zawarta umowa o realizację zadania publicznego.
Uwaga nr VI:
- Oferty złożone po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.
- Oferta w formie papierowej niepodpisana lub podpisana niezgodnie z ww. warunkami będzie traktowana jako brak formalny.
- W pozycji III.1 oferty należy wpisać: Tytuł zadania publicznego (wskazany w pkt II.2) oraz nazwę zadania publicznego (nazwa własna zadania).
- Jedna oferta powinna dotyczyć realizacji jednego zadania publicznego oraz jednej propozycji realizacji tego zadania. W przypadku złożenia oferty dotyczącej realizacji kilku zadań publicznych lub kilku propozycji realizacji jednego zadania publicznego, oferta ta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych.
VI. Dokumenty, które należy złożyć wraz z ofertą
Do oferty złożonej w wersji papierowej lub przez ePUAP dołączyć należy następujące dokumenty:
- Dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu zgodny z aktualnym stanem prawnym i faktycznym, niezależnie od tego, kiedy został wydany:
- w przypadku organizacji pozarządowych, które nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym:
potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia aktualnego wyciągu z innego rejestru lub ewidencji (np. wypis z Rejestru Starostwa).
Uwaga nr VII:
- W przypadku organizacji pozarządowych, które są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym, nie ma obowiązku składania odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, w związku z bezpłatnym udostępnieniem aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do ww. rejestru przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego w ogólnodostępnych sieciach teleinformatycznych na podstawie art. 4 ust. 1 i ust. 4a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym ( Dz.U. 2022 poz. 1683 ). Odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego są dostępne do pobrania ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: ems.ms.gov.pl.
Ścieżka dostępu: Strona główna: Krajowy Rejestr Sądowy/Wyszukaj Podmiot/Wyszukiwanie Podmiotu/Rejestry: Stowarzyszenia (...) fundacje (...)/Szukaj/Pobierz wydruk.
- Zgodnie z art. 4 ust. 4aa ww. Ustawy pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do rejestru za pośrednictwem ogólnodostępnej sieci teleinformatycznej uznaje się za dokumenty tożsame z odpisem i nie ma obowiązku ich potwierdzania za zgodność z oryginałem.
- w przypadku kościelnych osób prawnych: zaświadczenie o osobowości prawnej parafii/zakonu oraz upoważnienie dla proboszcza/przeora o reprezentowaniu parafii/zakonu i zaciąganiu zobowiązań finansowych lub dekret powołujący kościelną osobę prawną. Osoby uprawnione do podpisania ww. oświadczenia, niedysponujące pieczątkami imiennymi, winny podpisywać się czytelnie pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionych przez nie funkcji w organizacji pozarządowej.
- w przypadku pozostałych podmiotów: inny dokument właściwy dla podmiotu.
- Uchwała podmiotu bądź inny obowiązujący dokument stanowiący o składzie członków zarządu podmiotu -w przypadku załączenia dokumentu stanowiącego o podstawie działalności podmiotu, który nie zawiera wyszczególnionego składu osobowego członków wchodzących w skład zarządu podmiotu.
- Upoważnienie osób składających ofertę, tzn. składających podpisy pod ofertą, do reprezentowania podmiotu (zgodnie ze wskazaniem zawartym w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności podmiotu), jeśli takie upoważnienie jest wymagane lub dane osoby nie są wskazane w ww. dokumencie.
- Pełnomocnictwo zarządu głównego dla przedstawicieli oddziału (liczba osób zgodna ze wskazaniem zawartym w Krajowym Rejestrze Sądowym) do składania w imieniu organizacji pozarządowej oświadczeń woli w zakresie nabywania praw i zaciągania zobowiązań finansowych oraz dysponowania środkami przeznaczonymi na realizację zadania, o którego dofinansowanie stara się jednostka organizacyjna - w przypadku oddziału terenowego organizacji pozarządowej składającej ofertę.
- Kopia umowy lub statutu spółki – w przypadku gdy oferent jest spółką, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt. 4 Ustawy.
- Dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta(-ów) - w przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż wynikającą z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego: rejestru lub ewidencji.
- Statut lub inny akt regulujący status podmiotu zawierający aktualne dane.
- Oświadczenie onumerze rachunku bankowego, Numerze Identyfikacji Podatkowej, numerze REGON – załącznik nr 1.
- Oświadczenie o numerze rachunku bankowego.
- Oświadczenie o braku zobowiązań publiczno-prawnych wobec budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych zobowiązań o charakterze publicznym – załącznik nr 2.
Osoby uprawnione do podpisania ww. oświadczenia, niedysponujące pieczątkami imiennymi, winny podpisywać się czytelnie pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionych przez nie funkcji w organizacji pozarządowej - Oświadczenie w sprawie COVID-19 – załącznik nr 3.
- Oświadczenie - Zobowiązanie do zapewnienia dostępności zadania osobom ze szczególnymi potrzebami – załącznik nr 4.
- Oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami przetwarzania danych osobowych – załącznik nr 5.
Uwaga Nr VIII:
Wzory oświadczeń można pobrać:
- ze strony internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Dobrej.
- Dodatkowe dokumenty wymagane w przypadku złożenia oferty wspólnej:
- dokument potwierdzający upoważnienie do działania w imieniu oferenta(-ów) – w przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji podmiotów składających ofertę wspólną niż wynikający z Krajowego
Rejestru Sądowego lub innego właściwego: rejestru lub ewidencji,
- wykaz działań w ramach realizacji zadania publicznego, które będą wykonywać poszczególne organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy. Należy przyporządkować zasoby finansowe, osobowe i rzeczowe oddzielnie do każdego z podmiotów składających ofertę wspólną,
- sposób reprezentacji podmiotów wobec organu administracji publicznej,
- umowę zawartą między organizacjami pozarządowymi lub podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 Ustawy, określającą zakres ich świadczeń składających się na realizację zadania publicznego.
VII. Informacje dodatkowe:
- W przypadku złożenia kserokopii załączników: dokumentu stanowiącego o podstawie działalności podmiotu, statutu lub innych dokumentów osoba reprezentująca podmiot występujący o dotację powinna potwierdzić je na każdej stronie za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione wraz z datą tego potwierdzenia.
- W przypadku dokumentów wielostronicowych dopuszcza się możliwość potwierdzania za zgodność z oryginałem na pierwszej stronie dokumentu poprzez zamieszczenie informacji o treści. „za zgodność z oryginałem od strony X do strony X” wraz z pieczątką wnioskodawcy, datą i czytelnym podpisem (lub podpisem nieczytelnym wraz z imienną pieczęcią) osoby (wraz ze wskazaniem pełnionej funkcji) uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Dokumenty wielostronicowe powinny być zszyte i mieć ponumerowane strony (dopuszczalna jest forma odręczna numeracji).
Uwaga Nr IX:
- Wzór prawidłowego potwierdzenia zgodności kserokopii z oryginałem dokumentu:
- adnotacja „(za/potwierdzam) zgodność z oryginałem”;
- podpis i pieczęć osoby potwierdzającej (jeśli osoba ta nie jest imiennie wymieniona w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności podmiotu, należy dołączyć odpowiednie upoważnienie wraz ze wskazaniem funkcji pełnionej przez daną osobę w tym podmiocie); c) data potwierdzenia.
- Osoby uprawnione do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem:
- osoby wymienione w dokumencie rejestracyjnym stanowiącym o podstawie działalności podmiotu, wchodzące w skład organu uprawionego do reprezentacji oferenta (w przypadku reprezentacji łącznej wystarczy, jeśli potwierdzenie złoży jedna z tych osób);
- inne osoby (np. pracownicy podmiotu składającego ofertę) upoważnione do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione do reprezentacji oferenta – w takim przypadku wymagane jest dostarczenie pełnomocnictwa danej osoby do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem podpisanego przez osobę/-y uprawnione do reprezentacji oferenta.
- Osoby uprawnione do potwierdzenia zgodności kserokopii z oryginałem dokumentu, niedysponujące pieczątkami imiennymi, winny podpisywać się czytelnie pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionych przez nie funkcji w organizacji pozarządowej.
- W przypadku złożenia przez oferenta więcej niż jednej oferty w ramach niniejszego konkursu dopuszcza się możliwość przedłożenia jednego kompletu załączników (aktualny dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu, statut, oświadczenie o braku zobowiązań publiczno-prawnych i inne).
- Oferta powinna być podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu składającego ofertę. Osoby uprawnione niedysponujące pieczątkami imiennymi powinny podpisywać się czytelnie pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionych przez nie funkcji w organizacji pozarządowej.
- W przypadku zadeklarowania w ofercie pobierania wpłat i opłat od adresatów zadania przez organizacje pozarządowe i podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 Ustawy, stosowna informacja o zakresie prowadzonej działalności odpłatnej winna znaleźć swoje potwierdzenie w statucie lub w innym akcie wewnętrznym, zgodnie z art. 10 ust. 3 Ustawy.
VIII. Kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert
1. Przy ocenie merytorycznej oferty pod uwagę będą brane następujące kryteria:
- Merytoryczne:
- rzetelność oraz szczegółowość przedstawionego opisu,
- rzetelność oraz szczegółowość przedstawionego harmonogramu zadania,
- przewidywane efekty realizacji zadania,
- atrakcyjność proponowanych działań,
- zasięg oddziaływania.
- Finansowe:
- zasadność kosztów i rzetelność kalkulacji,
- rzetelność kosztorysu,
- Organizacyjne:
- rzeczowy (np. lokal, sprzęt, materiały),
- zasoby kadrowe (kwalifikacje i doświadczenie osób biorących udział w realizacji zadania),
- dotychczasowe doświadczenie oferenta w realizacji zadań podobnego rodzaju,
- dotychczasowe doświadczenie Gminy Dobra we współpracy
z oferentem - w tym rzetelność, terminowość oraz prawidłowość rozliczenia otrzymanych dotychczas środków finansowych.
IX. Zasady przyznawania dotacji
- Rozpatrywane są wyłącznie oferty podmiotów uprawnionych do wzięcia udziału w otwartym konkursie ofert złożone w terminie określonym w ogłoszeniu, które spełnią wymogi formalne.
- Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji lub przyznaniem dotacji w oczekiwanej wysokości. Kwota przyznanej dotacji może być niższa od określonej w ofercie. W takim wypadku podmiot zobowiązany jest do przedstawienia korekty kosztorysu i harmonogramu realizacji zadania, przy czym zmianie nie może ulec charakter zadania.
- Burmistrz Dobrej zastrzega możliwość odmowy podmiotowi wyłonionemu w wyniku niniejszego postępowania konkursowego przyznania dotacji i podpisania umowy w następujących przypadkach:
- gdy okaże się, że rzeczywisty zakres realizowanego zadania przedstawiony w zaktualizowanej ofercie odbiega znacząco od opisanego w pierwotnej ofercie,
- organizacja lub jej reprezentanci utracą zdolność do czynności prawnych,
- zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną i/lub finansową oferenta.
- Dotację na realizację zadania otrzymują podmioty, których oferty wybrane zostaną w postępowaniu konkursowym.
- Przewidywana dotacja nie może zostać wykorzystana na pokrycie kosztów utrzymania biura oraz wynagrodzenie pracowników organizacji poza zakresem realizacji zadania publicznego.
X. Termin i tryb wyboru oferty
- Wybór oferty nastąpi w terminie do 28.02.2023 roku.
- Złożone oferty będą rozpatrywane:
- pod względem formalnym przez Referat Promocji, Strategii i Rozwoju;
- pod względem merytorycznym przez Komisję Konkursową.
- Oferty złożone na niewłaściwych drukach, niekompletne, niepodpisane lub podpisane przez osoby nieuprawnione, nieopieczętowane lub zawierające inne braki formalne zostaną odrzucone z przyczyn formalnych w przypadku nieusunięcia tych braków w terminie 7 dni. Wezwania będą dokonywane za pośrednictwem poczty lub poczty elektronicznej.
- Komisję Konkursową powoła odrębnym Zarządzeniem Burmistrz Dobrej.
- Referat Promocji, Strategii i Rozwoju przedstawi Burmistrzowi Dobrej propozycję Komisji Konkursowej dotyczącą zlecenia zadań publicznych w trybie otwartego konkursu ofert.
- Burmistrz Dobrej po zapoznaniu się z propozycją Komisji Konkursowej, podejmie decyzję o wyborze ofert i przyznaniu środków finansowych na realizację zleconych zadań publicznych w trybie otwartego konkursu ofert w formie zarządzenia.
- Od postanowień zarządzenia Burmistrza Dobrej w sprawie wyboru oferty i udzielenia dotacji nie ma zastosowania tryb odwoławczy.
- O podjętych decyzjach składający ofertę zostaną poinformowani na tablicy ogłoszeń, na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Dobrej oraz na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej.
- Wszystkie oferty zgłoszone do konkursu wraz z załączoną do nich dokumentacją pozostaną w aktach Referatu Promocji, Strategii i Rozwoju i nie będą odsyłane oferentowi.
XI. Warunki realizacji zadania publicznego
- Referat Promocji, Strategii i Rozwoju jest właściwym merytorycznie podmiotem odpowiedzialnym za zadania związane ze sporządzeniem umowy, realizacji zadania publicznego oraz kontrolą wykonania zadania publicznego, w tym kontrolą sprawozdania z wykonania zadania publicznego.
- Realizacja zleconego organizacji pozarządowej zadania następuje po zawarciu umowy.
- Umowy będą zawierane w siedzibie Urzędu Miejskiego w Dobrej. Oferenci zostaną poinformowani pisemnie lub drogą elektroniczną (e-mail) o terminie oficjalnego podpisania umów. W przypadku niestawienia się oferentów we wskazanym terminie zostanie wyznaczony nowy termin, co związane będzie z aktualizacją harmonogramu realizacji zadania publicznego.
- Warunkiem zawarcia umowy jest:
- złożenie przez oferenta aktualizacji oferty w zakresie aktualizacji planu i harmonogramu działań, zakładanego poziomu rezultatów, aktualizacji kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego w przypadku przyznania dotacji w wysokości niższej niż wnioskowana,
- akceptacja przez strony postanowień umowy,
- opłacenie przez oferenta polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej z tytułu nieszczęśliwych wypadków przez cały okres realizacji zadania.
- Wszelkie zmiany, uzupełnienia i oświadczenia składane w związku z zawartą umową, w tym dotyczące planowanych do zrealizowania działań i planowanych do osiągnięcia rezultatów, wymagają pod rygorem nieważności zachowania formy pisemnej i mogą być dokonywane w zakresie niewpływającym na decyzję o wyborze oferty podjętą w oparciu o kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru oferty. Zmiany w realizacji zadania publicznego nie mogą zmieniać istoty tego zadania.
Realizując powyższy obowiązek Zleceniobiorca przed wprowadzeniem zmian do realizacji zadania publicznego zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Zleceniodawcę i uzasadnić konieczność wprowadzenia zmian bez względu na ich zakres.
W przypadku konieczności wprowadzenia znaczących zmian należy dodatkowo złożyć pisemny wniosek o zawarcie odpowiedniego aneksu.
W przypadku braku akceptacji zmian zaproponowanych przez Zleceniobiorcę Zleceniodawca zastrzega możliwość odmowy zawarcia aneksu i rozwiązania umowy.
W przypadku wystąpienia okoliczności, na które Zleceniobiorca nie ma wpływu i nie ma możliwości poinformowania Zleceniodawcy przed zaistnieniem zdarzenia mającego wpływ na terminowe i należyte wykonanie umowy, Zleceniobiorca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Zleceniodawcę o tym zdarzeniu.
- Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia sprawozdania z wykonania zadania publicznego w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania ustalonego w umowie.
- Wraz ze sprawozdaniem z wykonania zadania publicznego należy złożyć:
- zestawienie wszystkich dowodów księgowych rozliczanych w ramach zleconego zadania publicznego.
Do sprawozdania nie dołącza się kserokopii faktur/rachunków. - dokumenty potwierdzające pokrycie danego kosztu z wkładu osobowego, w tym z pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy, na rzecz organizacji pozarządowej w ramach zadania publicznego (jeśli organizacja zaplanowała udział takiego kosztu w kosztorysie),
- dokumenty potwierdzające realizację zadania publicznego, w tym zrealizowanie działań i osiągnięcie rezultatów, np.:, materiały, w szczególności promocyjne, informacyjne, szkoleniowe i edukacyjne, dotyczące realizowanego zadania publicznego, liczby obecności uczestników zadania, dzienniki zajęć, dokumentacja zdjęciowa.
- dokumenty potwierdzające realizację obowiązku informacyjnego przez Zleceniobiorcę, tj. potwierdzające umieszczenie herbu Gminy Dobra i informowanie, że projekt jest współfinansowany przez Gminę Dobra.
- zestawienie wszystkich dowodów księgowych rozliczanych w ramach zleconego zadania publicznego.
Uwaga Nr X:
Wzór zestawienia wszystkich dowodów księgowych rozliczanych w ramach zleconego zadania publicznego jest dostępny do pobrania ze strony internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Dobrej.
- Zleceniodawca zastrzega możliwość wezwania Zleceniobiorcy do przedstawienia dodatkowych informacji, złożenia sobie wyjaśnień oraz dostarczenia kopii dowodów księgowych, przedstawienia szczegółowej kalkulacji świadczeń pieniężnych pobranych od odbiorców zadania publicznego.
- Sprawozdanie powinno być spójne i podpisane przez osoby wymienione w dokumencie rejestracyjnym, stanowiącym o podstawie działalności podmiotu, upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu podmiotu składającego sprawozdanie. Osoby uprawnione do podpisywania sprawozdania, niedysponujące pieczątkami imiennymi, winny podpisywać się czytelnie pełnym imieniem i nazwiskiem z zaznaczeniem pełnionych przez nie funkcji w organizacji pozarządowej.
- Przez prawidłowo wypełnione sprawozdanie rozumie się wypełnienie:
- druku sprawozdania w sposób czytelny,
- wszystkich punktów zawartych w druku sprawozdania – w przypadku, gdy punkt zawarty w druku sprawozdania nie dotyczy podmiotu realizującego zlecone zadanie publiczne, należy wpisać „nie dotyczy” lub przekreślić rubrykę.
- Sprawozdanie w formie papierowej należy składać osobiście lub za pośrednictwem poczty bądź kuriera lub przez platformę ePUAP.
Sprawozdanie składane osobiście należy dostarczyć do Punktu Kancelaryjnego (Sekretariat pokój nr 8) Urzędu Miejskiego w Dobrej, Plac Wojska Polskiego 10, 62-730 Dobra, w godzinach pracy Urzędu, tj. pon. 7.30-16.30, wt.-czw. 7.30-15.30, pt. 7.30-14.30. W przypadku sprawozdania składanego za pośrednictwem poczty lub kuriera sprawozdanie należy przesłać przesyłką poleconą na ww. adres Urzędu.
O zachowaniu terminu do złożenia sprawozdania w formie papierowej decyduje data jego wpływu do Urzędu Miejskiego w Dobrej- z zastrzeżeniem, o którym mowa poniżej. Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem, sprawozdanie zostało wysłane w formie dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 roku o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2021 r. poz. 2070), za poświadczeniem przedłożenia Zleceniodawcy, lub nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego, o którym mowa w ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2022 r. poz. 896 z późn. zm.).
Uwaga Nr XI:
- Dopuszcza się dokonywanie przesunięć pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów, jeżeli suma kosztów w danym działaniu nie zwiększy się o więcej niż 20%.
- Obowiązujący druk sprawozdania do pobrania ze strony internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Dobrej.
- Przedmiotowe sprawozdanie musi być zgodne z wartością merytoryczną, warunkami organizacyjnymi
i finansowymi przedstawionymi w złożonej ofercie i zawartej umowie. Niepoinformowanie Zleceniodawcy
o wprowadzeniu przez Zleceniobiorcę zmian w zakresie merytorycznym i/lub finansowym zleconego do realizacji zadania publicznego może skutkować rozwiązaniem umowy. - Kontrola prawidłowości wykonywania zadania publicznego, w tym wydatkowania przekazanej dotacji może być przeprowadzona w toku realizacji zadania publicznego oraz po jego zakończeniu licząc przez okres 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne.
Uwaga Nr XII:
- Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Podmiot, któremu przyznano środki publiczne na realizacje zadania publicznego, powinien wykonać zlecone zadanie publiczne zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantującej wykonanie zadania w sposób efektywny i oszczędny.
- Gmina Dobra zlecając zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania,
a w szczególności: efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania oraz prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania. - Szczegółowe zasady kontroli oraz konsekwencji w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości
w realizacji zadania publicznego określane są w umowie.
- Potwierdzeniem prawidłowo zrealizowanego zadania pod względem finansowym jest odpowiednio prowadzona rachunkowość.
1) Podmiot realizujący zadanie publiczne jest zobowiązany do:
- prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy o rachunkowości oraz ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych, w szczególności środków pochodzących z dotacji,
- przechowywania dokumentacji, w tym dokumentacji finansowo-księgowej związanej z realizacją zadania publicznego przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku,
w którym Zleceniobiorca realizował zadanie publiczne, - opisywania dokumentacji finansowo-księgowej związanej
z realizacją zadania publicznego, dotyczącej zarówno dotacji, jak i innych środków finansowych, zgodnie z wymogami określonymi w art. 21 ustawy o rachunkowości,
w szczególności stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. - Dokumentami potwierdzającymi poniesienie przez organizację pozarządową wydatków związanych
z realizacją zadania publicznego są dowody księgowe na nią wystawione (m.in.: faktury VAT, rachunki). - Dokumentami potwierdzającym pokrycie danego kosztu z wkładu osobowego, w tym z pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy, na rzecz organizacji pozarządowej w ramach zadania publicznego są:
- w przypadku członków organizacji pozarządowej - ewidencja czasu pracy lub oświadczenie
o wykonywaniu pracy społecznej wraz z ewidencją czasu pracy, - w przypadku wolontariusza - porozumienie wolontariatu, umowa wolontariatu lub oświadczenie osoby wykonującej nieodpłatnie świadczenia z ewidencją czasu pracy, wraz ze szczegółową wyceną wartości wykonania poszczególnych świadczeń (sposób wyceny), szacowaną na podstawie aktualnych cen rynkowych.
- w przypadku członków organizacji pozarządowej - ewidencja czasu pracy lub oświadczenie
Dokumenty potwierdzające zaangażowanie wkładu osobowego muszą zostać zatwierdzone przez organizację pozarządową, na rzecz której świadczenia były udzielane.
Uwaga Nr XIII:
1. Wzory: oświadczenia wolontariusza oraz ewidencji czasu pracy członków organizacji pozarządowej są dostępne do pobrania ze strony internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Dobrej.
- Podmiot realizujący zlecone zadanie publiczne Gminy Dobra jest zobowiązany do informowania w wydawanych (w ramach zadania) przez siebie publikacjach, materiałach informacyjnych (plakatach, zaproszeniach, regulaminach, komunikatach, ogłoszeniach prasowych, wykazach sponsorów itp.), poprzez media, jak również, stosownie do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę, plakat min. Format A3 lub przez kierowaną do odbiorców ustną informację o fakcie dofinansowania realizacji zadania przez Gminę Dobra.
Realizując powyższy obowiązek, zobowiązany jest zamieścić w materiałach reklamowych, publikacjach i na tablicach informacyjnych, plakatach:
- Herb Gminy Dobra,
- informację o treści: „Projekt finansowany ze środków budżetu Gminy Dobra”.
- Zgodnie z art. 16 ust. 4 Ustawy zadanie publiczne nie może być realizowane przez podmiot niebędący stroną umowy, tzn. inny niż ten, któremu zlecono realizację zadania publicznego.
XII. Kontakt
Szczegółowe informacje w trakcie trwania konkursu można uzyskać pod numerem telefonu (63) 279-99-22 oraz (63) 279-99-29.
XIII. Dodatkowe informacje
- Złożenie oferty w ramach niniejszego otwartego konkursu ofert jest równoznaczne z akceptacją treści jego ogłoszenia.
- Treść otwartego konkursu ofert ogłoszono:
- w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Dobrej,
- na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Dobrej,
- na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miejskiego w Dobrej, Plac Wojska Polskiego 10, 62-730 Dobra.
XIV. Zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami
Podmiot składający ofertę w konkursie zobowiązany jest do zapewnienia dostępności architektonicznej, cyfrowej oraz informacyjno-komunikacyjnej, osobom ze szczególnymi potrzebami, co najmniej w zakresie określonym przez minimalne wymagania, o których mowa w art. 6 ustawy z dnia 19 lipca 2019 roku o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2240). Zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami następuje, o ile jest to możliwe, z uwzględnieniem uniwersalnego projektowania.
XV. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych
Szanowni Państwo w związku z przetwarzaniem Państwa danych osobowych informujemy, że:
- Administratorem danych osobowych jest Burmistrz Dobrej z siedzibą Urzędu Urząd Miejski w Dobrej, Plac Wojska Polskiego 10, 62-730 Dobra adres skrytki urzędu na platformie ePUAP: /xuf5vs998e/skrytka
- Dane osobowe oferentów są przetwarzane w celach:
- wyboru najkorzystniejszej oferty;
- zawarcia i rozliczenia umowy;
- archiwizacji.
- Dane osobowe oferentów przetwarzamy:
- w związku z zawarciem oraz wykonaniem umowy, której oferent jest stroną;
- w związku z wypełnieniem obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w tym rozliczenia finansowo podatkowego zawieranej umowy i archiwizacji.
- W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem ochrony danych osobowych Ewą Galińska pod adresem e-mail: abi@osdidk.pl lub nr tel. 531-641-425 oraz (63)275-06-61.
- Dane osobowe oferentów będą przetwarzane przez okres 5 lat licząc od roku następnego w którym rozstrzygnięto niniejszy otwarty konkurs ofert, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną.
- Podanie danych osobowych jest warunkiem ustawowym oraz warunkiem zawarcia umowy lub podjęcia działań niezbędnych przed jej zawarciem. Natomiast niepodanie danych osobowych skutkuje brakiem możliwości złożenia oferty, a w rezultacie zawarcia umowy.
- Oferentom przysługuje prawo do usunięcia danych osobowych, o ile Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody, lub wynika to z wymogu prawa, lub gdy dane są już niepotrzebne do przetwarzania danych.
- Oferentom przysługuje prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, o ile Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność
z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. - Oferentom przysługuje prawo do przenoszenia danych, o ile Państwa dane osobowe są przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody lub są niezbędne do zawarcia umowy oraz gdy dane te są przetwarzane
w sposób zautomatyzowany. - Oferentom przysługuje prawo do dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub ograniczenia przetwarzania.
- Oferentom przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w związku z Państwa sytuacją szczególną o ile przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne do zrealizowania zadania w interesie publicznym lub sprawowania władzy publicznej.
- Oferentom przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o ile uważają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych odbywa się w sposób niezgodny z prawem.
- Dane osobowe Oferentów będą ujawniane:
- podmiotom świadczącym usługi na rzecz administratora danych osobowych w zakresie serwisu i wsparcia systemów informatycznych, utylizacji dokumentacji niearchiwalnej, przekazywania przesyłek pocztowych;
- informacja o wynikach postępowania na stronach internetowych oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miejskiego w Dobrej.
- Dane osobowe oferentów nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji oraz profilowania.
- Dane osobowe nie są przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz nie są przekazywane organizacjom międzynarodowym.